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La funzione Approvvigionamenti (Supply Chain)

Ing. Francesco Calabrese

24 Settembre 2011

 

Una delle aree aziendali che ha visto aumentare la propria importanza negli ultimi anni è senza dubbio la funzione approvvigionamenti (Supply Chain), non rappresentata solamente dal reparto acquisti, ma anche dalla gestione del magazzino e dai rapporti con i fornitori. Potrebbe essere controproducente non considerare queste ultime due componenti concatenate con il reparto acquisti, se si vuole ottenere il controllo degli approvvigionamenti, inteso non come banale esame ispettivo o verifica, bensì come dominio o guida.

L’evoluzione tecnologica e la globalizzazione hanno giocato un ruolo molto importante per lo sviluppo di questa funzione aziendale semplificando notevolmente la fase degli acquisti, dato che grazie ad una connessione internet è possibile trovare una grande mole di informazioni in tempi rapidi. È così possibile trovare ciò di cui un’azienda deve approvvigionarsi a prezzi contenuti ed in qualsiasi parte del globo. L’ufficio acquisti deve essere, dunque, un reparto in grado di comunicare con il maggiore numero di paesi esteri e composto sempre più da persone in grado di parlare un inglese fluente.

L’aumento della instabilità e della competizione dei mercati spinge, come sappiamo, ad una forte ricerca dell’ottimizzazione dei processi e delle risorse impiegate, sia economiche che materiali. A tal proposito, è doveroso conferire grande importanza ad una efficiente gestione del magazzino.

Mantenere una corretta contabilità di magazzino fa si che l’azienda sia continuamente aggiornata sull’evoluzione del mercato poiché favorisce una migliore consapevolezza degli scostamenti della domanda di determinati prodotti, degli aumenti dei costi dei fattori produttivi, evidenziando nel contempo, elementi di debolezza nei rapporti con i fornitori e di eventuali previsioni di vendita o politiche di marketing. Di conseguenza la contabilità del magazzino indica l’efficienza dello stesso relativamente alla struttura dei costi ad esso collegati, che rappresenta a sua volta uno dei principali fattori di successo aziendale.

L’ottimizzazione delle rimanenze, con la conseguente riduzione dei costi di gestione del magazzino, si può ottenere, non solo con l’utilizzo di indicatori in grado di fornirci livelli di riordino o di sicurezza, ma anche attraverso una riduzione dei tempi di attesa negli approvvigionamenti, nella produzione (naturalmente per quanto tecnicamente possibile in relazione ai processi) e nelle vendite.

Ciò che si deve realizzare è limitare i difetti, le scorte in giacenza, migliorare la flessibilità evitando interruzioni nei programmi di produzione. A tal fine ogni sforzo dovrebbe essere indirizzato a ridurre i tempi di attrezzaggio delle macchine e migliorare la qualità dei prodotti, al fine di limitarne i difetti, i conseguenti scarti e rilavorazioni attraverso l’acquisto di materie prime di maggior qualità e/o di tecniche di lavorazioni diverse.

Per quanto riguarda l’acquisto di materie prime di qualità, entra in gioco direttamente l’affidabilità delle aziende di fornitura, mentre l’ottimizzazione delle tecniche e delle procedure di lavorazione, sono determinate non solo dalle capacità e dalle competenze dell’azienda stessa, ma anche da alcune strette collaborazioni che possono instaurarsi con l’azienda-fornitrice.

Prima di ciò, però, occorre scegliere i propri fornitori in modo tale che siano adatti per l’azienda-cliente e che non siano in numero troppo elevato, ma nemmeno troppo basso; è consigliabile, infatti, avere circa 2-3 fornitori dello stesso prodotto.

Sarebbe altrettanto consigliabile adottare all’interno dell’azienda alcune procedure per la selezione, gestione e valutazione dei fornitori stessi.

È, infatti, indispensabile, al fine di garantire elevati standard di qualità, schedare e valutare i fornitori in base a quelle variabili che l’azienda ritiene critiche e che rispondano meglio alle esigenze del mercato quali: tempi di consegna, pagamenti, scarti in accettazione ecc. Questo può essere un modo per trovare risposte a domande che si pongono quando nascono problemi.

Dopo la fase di scelta dei fornitori, un punto di forza che si può ricavare deriva dai rapporti che si instaurano con essi stessi come detto prima. Spesso, infatti, a causa di particolari esigenze di mercato, di riduzione dei costi, di aumento della qualità dei prodotti o di sviluppo di essi stessi, può essere d’aiuto rendere maggiormente partecipi i fornitori stringendo collaborazioni di comakership, co-design o partnership.

È naturale però che tali collaborazioni hanno senso se vengono fatte con i fornitori più importanti, cioè con quelli che forniscono materiale critico o che hanno un grande impatto economico nelle forniture dell’azienda. La “Comakership” entra in gioco quando azienda-cliente ed azienda-fornitrice operano congiuntamente alla produzione di un prodotto, favorendo sia da una parte che dall’altra un incremento del proprio know-how. Si parla, invece, di “Co-design” quando le due aziende operano insieme dal punto di vista progettuale, in riferimento ad un particolare macchinario o prodotto di cui necessita l’azienda-cliente, mentre con il termine di “Partnership”, probabilmente quello più usato, si indica una collaborazione dal punto di vista economico da parte delle due aziende, le quali possono considerarsi come soci per un particolare prodotto o servizio offerto.

Infine, questi tipi di collaborazione possono diventare di fondamentale importanza quando l’azienda-cliente è in crisi economica, al fine di sviluppare nuove tecnologie o procedure con l’azienda fornitrice con lo scopo di una riduzione dei costi.

Il vantaggio per l’azienda-cliente è quindi evidente, poiché riesce a restare sul mercato con costi minori, mentre il vantaggio per l’azienda-fornitrice può essere quello di aumentare il proprio potere contrattuale nei confronti dell’azienda-cliente e di ricevere pagamenti, anche se meno corposi, anziché di non riceverne alcuno a causa di un eventuale fallimento dell’azienda-cliente.

Ho voluto, quindi, con questo articolo, trattare l’importanza del legame fra le tre componenti della Supply Chain, cioè l’ufficio acquisti, il magazzino ed i rapporti con i fornitori e di come sia importante gestirle in modo efficiente ed efficace, al fine del raggiungimento di un vantaggio competitivo, dal punto di vista della riduzione dei costi, dell’aumento della qualità e della soddisfazione del cliente.